Peder Appel Würtz bød velkommen til mødet

Det blev bemærket til referatet, at man ikke under ”eventuelt” kunne finde reference til ønsket om at drøfte journalen på et kommende møde. Dette fremgår under punkt 6. Formandskabet vil drøfte temaet på kommende formandskabsmøde.

Tina Ebler orienterede derefter om den tragiske hændelse, der fandt sted i retspsykiatrien onsdag den 27. marts. I kølvandet på denne hændelse er der iværksat en grundig kerneårsagsanalyse med det formål at afdække de nøjagtige omstændigheder omkring hændelsen. Analysen er intern. Der vil desuden blive iværksat et andet spor, der mere generelt skal beskæftige sig med sikkerheden i retspsykiatrien. Resultaterne vil blive brugt til at forstærke sikkerheden og implementere nye læringspunkter, ikke kun inden for retspsykiatrien, men hvis relevant også i den almene psykiatri.

Der er desuden truffet en beslutning om at anskaffe håndscannere, som et forebyggende tiltag mod indsmugling af knive og lignende farlige genstande. Det blive pt. undersøgt, hvad vi må inden for lovens rammer. Det blev understreget, at disse scannere skal betragtes som et supplement til de eksisterende sikkerhedsvurderinger af patienterne, og deres anvendelse vil være begrænset til netop retspsykiatriske områder.

Mødedeltagerne udtrykte en fælles forståelse for alvoren af situationen og nødvendigheden af at forbedre sikkerhedsforanstaltningerne, som reaktion på den tragiske hændelse.

HMU besluttede

• at godkende dagsorden og referat
• at formandskabet på kommende formandskabsmøde drøfter journal, som et mødetema
• at tage orienteringen til efterretning

• Årsplan 2024
• Vision for HMU
• HMU medlemsoversigt - 2023-2025
• Referat - 22. februar 2024

HMU drøftede personaleflow sidst på møde den 15. juni 2022. På dette møde besluttede HMU blandt andet, at personaleflow årligt skal drøftes i HMU. Der har dog været dataudfordringer, hvilket betyder, at flowdata inklusive visninger først præsenteres nu.

Tina Ebler vil give en kort introduktion til punktet, hvorefter Henrik Gersfelt fra Psykiatriens datateam vil gennemgå de vigtigste tal og forklare, hvordan de skal fortolkes. Efter præsentationen vil der være en gruppedrøftelse med efterfølgende opsamling i plenum.

Der er vedhæftet data fra sengeafsnit og ambulatorier (2023), som viser personaleflow på hospitalsniveau opdelt i faggrupper (ligesom ved drøftelsen i 2022). Det fremgår også, hvor længe man har været ansat i sin nuværende stilling inden et jobskifte. Data inkluderer desuden de sengeafsnit, hvor personaleflow er mindst (Dette er ikke lavet for de ambulante enheder, da der er for store variationer ift. antal medarbejdere). Dette er med henblik på læring.

Formålet med punktet er ikke at udstille de afsnit eller ambulatorier, der har et højt personaleflow. Der kan være mange årsager til dette, og en sådan drøftelse bør i stedet foretages lokalt af LMU/afdelingsledelsen. HL vil dog være involveret i håndteringen af vanskeligheder disse steder, hvis det vurderes relevant. Derfor er der blot fokus på faggrupper.

Spørgsmål til gruppedrøftelsen:

• Hvilke tendenser ser vi, og hvad kan vi lære af disse tendenser?
• Sengeafsnit med mindst personaleflow: hvad kan dette skyldes, og hvad kan vi lære af det?

På mødet:

• Tina Ebler introducerer til punktet (5 min.)
• Henrik Gersfelt gennemgår data og svarer på spørgsmål (15 min.)
• Gruppedrøftelser ved bordene (20 min.)
• Opsamling og fælles drøftelse (20 min.)

Tina Ebler introducerede til punktet. Formålet er at vi får en status for, hvordan det ser ud med personaleflow fordelt på personalegrupper, og drøfter dette i grupper bl.a. med henblik på at identificere tendenser. Det er ikke formålet at ”udskamme” enkelte afsnit med et højt personaleflow. De steder, hvor dette er tilfældet, er der igangsat relevante ledelsesmæssige opfølgninger.

Henrik Gersfelt præsenterede datasæt ud fra slides – jf. disse.

Det kan diskuteres om uddannelsesstillinger bør tages ud fremover i datasæt. Der blev desuden spurgt ind til kategorierne ”AC øvrige” og ”SOSU øvrige” Der vedlægges en definition af kategorier til dette referat.

Opsamlingen i plenum fra gruppedrøftelserne inkluderede flere nøglepunkter:

• Der skal være skarphed over, hvad der efterspørges af tal og data, især kunne det være relevant at udvide analysen med ambulante data for de områder, hvor personaleflow er mindst. Også selvom disse kan være svære at sammenligne med hinanden.
• Underudvalget skal drøfte data. Dette bl.a. med henblik på en dybere analyse, især ved de afsnit hvor personaleflow er lavt.
• Der er behov for en diskussion om, hvad der udgør acceptable niveauer af personaleflow, og hvornår flowet betragtes som for højt. Dette kunne eventuelt drøftes i LMU'er og underudvalget.
• Flere grupper påpegede, at nye generationer af medarbejdere måske har en tendens til at skifte job oftere, og at det ikke nødvendigvis er negativt, hvis medarbejdere vælger at forlade arbejdspladsen efter f.eks. fem år.
• Specifik opmærksomhed blev rettet mod sengeafsnit, hvor der er observeret en stigning i antallet af medarbejdere, der forlader arbejdspladsen mellem ét og to års ansættelse. Der skal være en obs på dette ift. onboarding.
• Diskussionen belyste også de fejlantagelser og fordomme, der kan eksistere omkring ansættelse i ambulatorier kontra sengeafsnit
• Det er vigtigt at fremhæve kollegialt samvær som en væsentlig faktor for jobtilfredshed.

HMU besluttede

• at tage oplæg til efterretning
• at drøfte personaleflow
• at underudvalget drøfter det videre arbejde med personaleflow – herunder eventuel inddragelse af LMU’er

• Personaleflow - data
• Faggruppe oversigt - ansatte pr. 01.01.2023
• 24-03-22 Personaleflow - slides

.

På baggrund af den seneste MED-høring, hvor et høringssvar fra FOA påpegede en oplevelse af, at MED-aftalen ikke var overholdt, har HMU udtrykt et ønske om at drøfte, hvordan vi sikrer konstruktive høringsprocesser. Det er essentielt, at både medarbejdere og ledere føler sig rettidigt involveret og hørt, samtidig med at der opretholdes en klar struktur og ramme, som tillader organisatoriske ændringer uden at dette skaber tidlig uro og bekymringer.

Formålet med punktet er at drøfte, hvordan en god høringsproces i MED-regi kan sikres.

Spørgsmål til gruppedrøftelsen:

• hvordan kan vi identificere og håndtere mulige udfordringer i høringsprocessen, for eksempel ved at involvere tillidsrepræsentanter, og hvordan kan dette gøres mest hensigtsmæssigt?
• hvornår skal relevante parter inviteres ind i høringsprocessens 'maskinrum'?
• hvordan kan vi håndtere den uro, der kan opstå, når der foreslås ændringer med større personalemæssige konsekvenser?

Ovenstående spørgsmål vil blive drøftet i grupper ved bordene og opsamles efterfølgende i plenum.

På mødet:

• Introduktion til punktet - 10 min.
• Gruppedrøftelse - 20 min.
• Fælles opsamling og drøftelse - 15 min.

MED aftalen:

I forbindelse med større organisatoriske processer som involverer personale, fremgår det af MED aftalens § 12, stk. 3, at informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdernes eller medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller regionsrådets beslutninger. Formålet med bestemmelsen er at sikre, at medarbejderne har mulighed for at fremføre deres synspunkter, inden ledelsen træffer endelig beslutning.

https://www.hr.rm.dk/siteassets/koncern-hr/3.-medindflydelse-og-samarbejdemed/med--og-arbejdsmiljoaftale/med--og-arbejdsmiljoaftale-revision-2022.pdf

Tina Ebler introducerede til punktet ved at påpege, at HMU tidligere har udtrykt et ønske om at drøfte, hvordan man sikrer en god proces for høringer inden for MED-systemet. Dette ønske opstod som en direkte konsekvens af en nylig høring, hvor en faglig organisation mente, at MED-aftalen ikke var blevet overholdt. Drøftelsen er således med henblik på at styrke fremtidige høringsprocesser, specielt i lyset af, at der forventes igangsat flere forandringsprocesser fremover. Det blev betonet, at opbygningen af tillid mellem alle parter er afgørende.

Opsamling fra Plenum

I plenum blev der fokuseret på, hvordan man skaber en god proces, der fungerer effektivt med hensyn til inddragelse af relevante parter. Der blev nævnt flere nøglepunkter:

• Vigtigheden af at have en klar og tydelig kommunikation gennem hele processen blev fremhævet, som afgørende for succes.
• Det er en udfordring at finde en universel model, der passer til alle situationer. Det blev påpeget, at det ofte vil bero på en konkret vurdering af den enkelte situation for at tilrettelægge processen på den bedst mulige måde.
• En øget tillid til at invitere (F)TR ind i processen tidligere blev set som væsentlig for at kvalificere og forbedre høringsprocessen. Dette kan både styrke tilliden til processen og sikre, at ledelse og (F)TR kan arbejde sammen i et fortroligt rum.
• Det blev også diskuteret, hvordan neutralitet kan sikres fra (F)TR's side under hele processen.
• Endelig blev det anbefalet, at der "uformelt" kan foretages en undersøgende fase for at indsamle information og perspektiver, der kan bidrage til at forme den endelige høringsproces.

Konklusionen på diskussionen var, at en vellykket høringsproces i MED-systemet afhænger af god kommunikation, tidlig inddragelse af relevante parter, tilpasning til specifikke situationer og opbygning af gensidig tillid. Disse principper skal danne grundlag for fremtidige forandringsprocesser og høringer.

HMU besluttede:

• at drøfte den gode høringsproces

Underudvalget (og Jannie) har haft deres første 2024-udvalgsmøde den 11. marts, hvor Mette Norring i øvrigt er indtrådt i stedet for Rose-Marie Mollerup.

På anbefaling fra HMU (arbejdsmiljødrøftelsen) deltog psykiatriens lokale arbejdsmiljøkoordinatorer på en del af dette møde. HMU anbefalede, at de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer medinviteres til et par af Underudvalgets møder i løbet af året - dette for at sikre "større inddragelse af de kliniske erfaringer."

På HMU-mødet gives der en tilbagemelding fra Underudvalgets møde 11. marts 2024.

Jannie Falk Bjerregård gav en orientering om det seneste møde i underudvalget, hvor der var et særligt fokus på VTC, arbejdsulykker samt sygefravær. Underudvalget har noteret sig en tendens til at dække for mange emner i for korte træk, hvilket har medført overfladiske drøftelser. Med udgangspunkt i denne erkendelse, har underudvalget besluttet at indsnævre fokus til færre temaer ad gangen for at muliggøre en dybere og mere grundig behandling af hvert enkelt emne.

I løbet af mødet deltog kvalitetskoordinatorerne også i drøftelserne, som blandt andet omhandlede brugen af sikkerhedsvagter. Det blev anerkendt, at dette emne kræver yderligere tid og opmærksomhed for at kunne behandles tilstrækkeligt.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning

Der gives en kort mundtlig status på aktuelle byggerier i Psykiatrien

Intet nyt – jf. referat fra tidligere møde.

De væsentligste informationer fra RMU-mødet den 8. februar til videreformidling til HMU’erne:

• RMU drøftede status vedrørende økonomien og konsekvenserne af de store omstillinger og besparelser. Der blev udtrykt stor anerkendelse fra direktionen for at have navigeret igennem et så svært 2023 og for den konstruktive måde, der arbejdes med at finde løsninger. Der blev henvist til en pressemeddelelse om regnskabsresultatet for 2023 og status vedrørende den økonomiske situation (vedlagt som bilag til referatet)
• RMU fik præsenteret og drøftede det nye arbejdsplanlægningssystem, som er ved at blive implementeret på hospitaler mv. Det blev i den forbindelse foreslået, at der også lokalt drøftes arbejdstidsplanlægning med fokus på mulighederne i og anvendelsen af det nye system.

• Det blev aftalt, at RMU drøfter input til budget 2025 på møderne i april og juni. Den overordnede budgetproces blev godkendt, og HMU’erne informeres herom (vedlagt oversigt med tidsplan for budgetprocessen af inddragelse af HMU’er og RMU).
• Nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse på vej. Træder i kraft pr. 1. april 2024. De nye retningslinjer vil senere blive lagt på Koncern HR’s hjemmeside, hvor der også vil blive lavet en Q&A. Der informeres bl.a. via MidtNyt i marts.
• RMU drøftede seneste status vedrørende arbejdet nationalt og regionalt omkring mulighederne for sløring af medarbejderidentitet. Emnet tages op igen på næste møde, og der vil forinden blive kommunikeret om de politiske beslutninger.

• Den nye ordning vedrørende Lægevagtens natberedskab træder i kraft den 1. marts 2024. RMU blev orienteret om og drøftede status vedrørende arbejdet med organiseringen og forberedelserne.

• Region Midtjylland har tilsluttet sig Solsikkeprogrammet, og der vil senere blive kommunikeret nærmere om dette via MidtNyt og MED-systemet.
• Direktionen har besluttet, at der gennemføres en Arbejdsmiljøkonference for MED- og Arbejdsmiljøorganisationen den 28. august 2024. RMU bakkede op om, at der især fokuseres på forebyggelse og udvikling i arbejdsmiljøarbejdet, og at det overordnede tema for konferencen tager afsæt i Region Midtjyllands arbejdsmiljøfokus 2024: "Et sikkert og sundt arbejdsmiljø med særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø og forebyggelse af risikoadfærd – med vægt på psykologisk sikkerhed/tryghed, sikkerhedskultur, fremme af mening, fællesskab og samarbejde." Nærmere info følger.

Dagsordener og referater kan i øvrigt ses i First Agenda og på hjemmesiden: Dagsordner-referater - HR-portalen (rm.dk)

Der henvises til sagsfremstillingen.

Det blev bemærket at de nye kørselsregler skaber noget forvirring. Psykiatristabens Økonomi og Planlægning har tidligere udsendt materiale omkring det til afdelingerne og tager også gerne ud på de enkelte afdelinger og fortæller om det. Derudover er den nye app rimelig god ift. at få registreret korrekt. Der var desuden undren over at man ikke er dækket af arbejdsforsikring ved en ulykke, når man f.eks. kører rundt til patienten fra eget hjem. Medarbejdere kan kontakte egen ledelse med spørgsmål.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning

Eventuelt: Den 2. april 2024 blev aftale mellem regeringen, Danske Regioner og KL om udmøntning, implementering og opfølgning på Aftale om en 10-årsplan for psykiatrien og mental sundhed (2022) og Aftale om en bedre psykiatri (2023) offentliggjort.

Aftalen indebærer, at der udmøntes i alt ca. 82 mio. kr. til Psykiatrien i Region Midtjylland i 2024. Heraf er 10,9 mio. kr. engangsmidler i 2024 vedr. tryghedspakke for medarbejdere i psykiatrien. De øvrige midler er varige. Der gives bl.a. midler til: Forløbsbeskrivelser for både voksne og børn/unge med psykoselidelser, botilbudsteams og initiativer til nedbringelse af tvang. Derudover prioriteres Børne- og Ungdomspsykiatrien, hvor fokusområder inkluderer højere kvalitet i indsatsen til børn og unge med autisme, hurtig opstart af behandling, opfølgning efter endt forløb, og lettilgængelige tilbud i kommunerne. Der gives desuden midler til styrket hjælp til mennesker med spiseforstyrrelser (BUA og ADA).

Evaluering: Gode og relevante drøftelser.

HMU besluttede

• at drøfte eventuelt og evaluering