Hoved-MEDudvalg for Psykiatrien

• godkender dagsorden for mødet
• godkender vedlagte referat

• tager orienteringen til efterretning og drøfter bordet rundt

Bordet rundt drøftelse. Alle HMU medlemmer kommer til orde og fortæller kort om, hvordan integrationsprocessen opleves lokalt og om hvilken stemning de mærker samt om eventuelle tiltag sammen med akuthospitalerne, som allerede er igangsat.

HL starter drøftelsen med en kort status over integrationsprocessen - herunder arbejdet med at oprette overgangs-HMU'er.

• tager orientering om processen vedr. sammenlægning af retspsykiatrien i RP Midt og Retspsykiatrisk Afdeling, AUH til efterretning

Baggrund

Som led i implementeringen af "Aftale om sundhedsreform 2024" og den efterfølgende aftale om ligestilling og integration af psykiatri og somatik, har Regionsrådet i Region Midtjylland den 25. juni 2025 godkendt en ny organisering af voksenpsykiatrien. Denne indebærer, at alle voksenpsykiatriske afdelinger fremover organisatorisk forankres under regionens akuthospitaler.

For retspsykiatrien betyder det, at der etableres én samlet retspsykiatrisk afdeling under Aarhus Universitetshospital (AUH). De retspsykiatriske funktioner i Regionspsykiatrien Midt (RP Midt) – tre sengeafsnit og ét ambulatorium i Viborg – forbliver fysisk placeret i Viborg, men overgår organisatorisk til Retspsykiatrisk Afdeling, AUH.

Organisering

Sammenlægningen gennemføres som et delprojekt under Region Midtjyllands program for integration af psykiatri og somatik. Der er nedsat en delprojektstyregruppe og en arbejdsgruppe med deltagelse fra relevante enheder og fagområder.

• Delprojektstyregruppe ledes af konstitueret hospitalsdirektør Helle Odde Poulsen og har repræsentanter fra AUH, HEM, RP Midt og Psykiatristaben.
• Arbejdsgruppe bestående af medarbejdere med kompetencer inden for økonomi, HR, planlægning, kvalitet, IT og kommunikation.

Formålet med organiseringen er at sikre en koordineret og fagligt velfunderet sammenlægning af de retspsykiatriske funktioner i RP Midt og Retspsykiatrisk Afdeling, AUH. Fokus i 2025 er på de overordnede og formelle rammer herunder afklaring af økonomi, driftsaftale og samarbejdsaftale mellem AUH og HEM, samt øvrige organisatoriske og faglige forhold, som skal være på plads inden ikrafttrædelse pr. 1. januar 2026.

Hovedopgaver

Arbejdet er struktureret i tre hovedspor:

1. Adskillelse af retspsykiatriske funktioner i RP Midt
   • Afklaring af personale- og patientforhold
   • Håndtering af ambulatoriefunktioner med både hoved- og regionsfunktionspatienter
2. Fusion og organisatorisk integration
   • Økonomi, IT (herunder SOR-koder), kvalitet, arbejdsgange, arbejdsmiljø, HR og driftsaftale
3. Udarbejdelse af samarbejdsaftale mellem AUH og HEM
   • Fokus på bla. sikkerhed, lægedækning, alarmløb og opgavefordeling

Status

Der er afholdt møder i både arbejdsgruppe og delprojektstyregruppe, og der arbejdes aktuelt med deling af økonomi, driftsaftale samt afklaring af faglige og organisatoriske spørgsmål.

Medarbejderinddragelse og ledelsesmæssige overvejelser

Afdelingsledelsen i Retspsykiatrisk Afdeling igangsætter flere initiativer med henblik på at sikre en god og involverende proces for medarbejderne i forbindelse med sammenlægningen.

Der afholdes et lederseminar den 23.-24. september 2025 som kick-off for integrationsprocessen. Her vil mission og retning for den nye samlede afdeling blive drøftet. Seminaret er tænkt som startskuddet til et fælles ledelsesprojekt, hvor lederne i både Skejby og Viborg sammen skal skabe retning, kultur og sammenhæng. Lederseminaret vil have fokus på følgende aspekter:

• Skabe fælles forståelse for opgaven og den nye struktur
• Dele bekymringer, drømme og visioner i et åbent og tillidsfuldt rum
• Udvikle konkrete pejlemærker og anbefalinger for den videre proces
• Styrke relationer og samarbejde på tværs af afdelinger og funktioner

Der er lagt op til, at ledergruppen fremadrettet mødes hele dage hvert kvartal i 2026, med henblik på at følge op og sikre fremdrift i processen. Frekvensen vil blive drøftet med lederne i RP Midt på lederseminaret.

Ovenstående tanker for processen drøftes desuden i regi af LMU.

• tager orientering om status på projekter i første implementeringsfase og prioriterede anbefalinger i anden implementeringsfase til efterretning

Baggrund

På HL-mødet d. 7. januar 2025 godkendte Hospitalsledelsen 25 anbefalinger til en sikker og tryg Psykiatri (vedhæftet). Samtidig besluttede Hospitalsledelsen at følgende seks anbefalinger prioriteres i første fase af implementeringen: 

• Anbefaling 1: Etablering af en samlet sikkerhedsorganisation i Psykiatrien i Region Midtjylland  
• Anbefaling 2: Business Intelligence rapport for sikkerhed  
• Anbefaling 4: Gennemgang af bygninger, fysiske rum og indretning  
• Anbefaling 14: Gøre risikovurderinger lettere tilgængelige og anvendelige i EPJ  
• Anbefaling 21: Systematisk implementering og ensartet brug af risikovurderingsinstrumenter  
• Anbefaling 23: Alarmløb 

Implementeringen af de prioriterede anbefalinger i første fase er godt i gang og den endelige forankring færdiggøres i 2. halvår af 2025.

En uddybende status for projekterne er vedhæftet som bilag.

Økonomi

Hospitalsledelsen har reserveret 10 mio. kr. i engangsmidler i 2025 til at realisere de prioriterede anbefalinger.  Disse er fordelt som følger:

Anbefaling 4 – Gennemgang af bygninger og fysiske rum: 7,565 mio. kr.

• Midlerne anvendes til at udbedre identificerede fysiske forhold, der udgør en sikkerhedsrisiko. En prioriteret liste af konkrete indsatser udarbejdes og fremlægges til godkendelse inden iværksættelse.
• Såfremt der identificeres nødvendige/kritiske opgaver under kr. 250.000 pr afdeling kan de evt. igangsættes som straksopgaver.

Anbefaling 21 – Risikovurderingsinstrumenter: 0,585 mio. kr.

• Dækker udvikling og opdatering af e-læringsmoduler for BVC og V-Risk-10, temadage, intern undervisning i START og supervision i HCR-20. Formålet er en ensartet og kvalificeret anvendelse i både almen- og retspsykiatrien.  Anbefaling 23 – Alarmløb: 1,350 mio. kr.
• Fokus på kompetenceudvikling via train-the-trainer-forløb, VR-baseret simulationstræning og udvikling af fælles undervisningsmateriale for at styrke håndteringen af alarmsituationer.

Reserverede midler til 2. implementeringsfase: 0,5 mio kr.

Anbefalinger: Næste implementeringsfase

HL har på møde d. 19.08.2025 ønsket at prioritere følgende anbefalinger i 2. implementeringsrunde med igangsættelse i 2. halvår af 2025:

• Anbefaling 5: Indretning af samtalerum
• Anbefaling 16: Udekørende teams og hjemmebesøg
• Anbefaling 19: Fælles retningslinje for våben
• Anbefaling 22: Vedligeholdelsestræning
• Anbefaling 25: Kollegaer og kultur – 3 meter regel for sikkerhed

I udvælgelsen af anbefalinger til næste implementeringsrunde har HL foretaget en afvejning af den forventede effekt af tiltaget samt det forventede administrative og kliniske ressourcetræk forbundet med implementering. Sidstnævnte set i lyset af den kommende integration mellem somatikken og psykiatrien, der forventes fylde meget i 2. halvår af 2025.

• tager orienteringen til efterretning

Der gives en status vedr. økonomi og aktivitet for Psykiatrien samt orientering om budgetforliget for 2026. Der henvises til bilag.

• drøfter vikardækningen

I forlængelse af en orientering om vikardækning på møde i HMU den 20. august drøfter HMU vikardækning og udfordringer i forbindelse hermed. Drøftelsen sker i forlængelse af udfasningen af brug af speciallægevikarer i langtidsvikariater samt stop for brugen af vikarbureauer uden for udbud pr. 1. april 2025 på plejeområdet.

Direktionen i regionen har truffet beslutning om, at alle regionens enheder 1. april 2025 udelukkende må rekvirere vikarer gennem regionens vikarbureau Vikar Region Midt (VRM) eller de vikarbureauer, regionen har et samarbejde med. Fra midten af januar 2025 blev det herudover indført, at al vikarbestilling skal gå gennem VRM. Kan VRM ikke dække vikarbehovet, kontakter VRM underleverandører, som regionen har en aftale med. Psykiatrien har siden 1. april haft dispensation til, at VRM kan rekvirere vikarer fra bureauer, regionen ikke har en aftale med, hvis VRM og de eksterne leverandører ikke kan levere vikarer, og hvis hensynet til medarbejderes og patienters sikkerhed har påkrævet dette. For RP Randers og RP Gødstrup er der fortsat udfordringer med at få dækket behovet for vikarer, hvorfor dispensationen fra 1. september 2025 fortsat er gældende for disse afdelinger. De øvrige afdelinger har ikke længere behov for denne.

Lokalt i afdelingerne, i chefsygeplejerskekredsen samt i et tæt samarbejde med VRM har Psykiatrien forberedt sig på overgangen 1. april 2025. Samarbejdet med VRM foregår i en brugergruppe med repræsentation af Anna Torin og Maja Skau. Indsatserne dækker over forskellige tiltag: 

• Nedbringe behovet for vikarer generelt ved forskellige lokale indsatser fx ved øget koordinering på tværs af afsnit, justering i drift og vagtplanlægning, ansættelse af timelønnede etc. Tiltagene har været iværksat lokalt i afdelingerne og varierer efter behov. 
• Sikre kvaliteten af vikarer med entydigt krav om relevant uddannelse, 1 års erfaring fra Psykiatrien samt deltagelse i Psykiatriens egne forløb ift. deeskalering og skånsom magtanvendelse. 
• Øge antallet af relevante vikarer hos VRM fx ved prøvehandling i RP Horsens, hvor vikarer rekrutteres til og uddannes i RP Horsens 
• Tæt opfølgning, dialog og samarbejde med VRM om dækningsgrad og nye indsatser til at sikre tilstrækkelig vikardækning.

Alle indsatser har fokus på at sikre den bedst kvalificerede dækning og sikre bemanding af hensyn til patienters og medarbejderes sikkerhed.

For så vidt angår området for læger har Danske Regioners bestyrelse besluttet et stop for brug af speciallægevikarer i langtidsvikariater i hospitalspsykiatrierne på tværs af alle regioner fra 1. april 2026. Det har derfor ikke indflydelse på de nuværende indgåede enkelte aftaler. Langtidsvikariater defineres som vikariater på over tre måneder. I øjeblikket pågår der drøftelser i forskellige fora relateret til forskellige indsatser for at kunne fastansætte speciallægevikarerne og imødekomme de potentielle udfordringer, som det i en midlertidig periode kan medføre.

• drøfter og kommer med konkrete forslag til, hvordan HMU kan være med til at sikre det videre arbejde med håndtering af bekymringshenvendelser i 2026 og frem 

HMU har tidligere drøftet, hvordan der kan skabes tillid til at ytre bekymringshenvendelser til ledelsessystemet samt hvordan det sikres, at der følges op på disse. I forlængelse heraf blev LMU’erne bedt om at gennemføre tilsvarende drøftelser lokalt og give en tilbagemelding til HMU.

HMU har kvitteret for de gode tilbagemeldinger fra LMU'erne, men et centralt spørgsmål er nu, hvordan dette vigtige arbejde kan fastholdes, når de psykiatriske afdelinger bliver en del af de fem akuthospitaler.

Der ønskes derfor en drøftelse af, hvordan arbejdet med bekymringshenvendelser kan videreformidles og gives videre i 2026. I den forbindelse har formandskabet drøftet muligheden for at udarbejde et fælles skriv eller lignende, som kan formidle de vigtigste principper og samtidig forpligte de psykiatriske afdelinger til at videreføre arbejdet efter 2026.

Formandskabet ønsker en drøftelse i HMU af, hvordan dette sikres fremover – herunder hvad et fælles skriv eventuelt skal indeholde. Kommunikation kan inddrages efterfølgende i forhold til, hvordan indholdet formidles bedst muligt. HMU vil drøfte dette igen på det sidste ordinære HMU-møde den 10. december.

• tager orienteringerne til efterretning

Der gives en status ift. følgende:

• Aktuelle byggerier
• Seneste RMU møde

• tager orienteringen til efterretning

Der gives en mundtlig orientering vedr. status for arbejdet i underudvalget.

• drøfter eventuelt og evaluering