Hele Psykiatrien er godt på Microsoft 365
Som det første hospital i Region Midtjylland er Psykiatrien nu overgået til Microsoft 365. Retspsykiatrisk Afdeling var én af de første på det nye system.
19.06.2024
Nyt IT-system i kliniske afdelinger
Først var det Psykiatristaben, så Retspsykiatrisk Afdeling og derefter fulgte resten af de psykiatriske afdelinger. Nu er vi alle gået over til at bruge Microsoft 365.
- Det er en imponerende milepæl. Det gør mig stolt, at vi er så mange, der har bidraget til at nå i mål - både i Psykiatristaben og de lokale tovholdere i de kliniske afdelinger, fortæller Morten Juul, der er chef for Sundheds-IT og Digitalisering i Psykiatrien.
Den 14. maj overgik Retspsykiatrisk Afdeling som den første kliniske afdeling til det nye IT-system “Microsoft 365”, og den 13. juni fik vi rosinen i pølseenden - Regionspsykiatrien Midt - med på systemet.
Nu kan alle afdelinger derfor holde møder i Teams, dele filer på innovative måder og chatte med kollegaer i grupper i stedet for at bruge mails.
Nu skal vi alle til at anvende løsningen. Selvom der stadig er funktionaliteter, der skal læres og forbedres, er vi godt på vej mod en ny og effektiv samarbejdsform. Jeg ser frem til at følge udviklingen de næste par måneder.
Nærmest problemfri overgang
Retspsykiatrisk Afdeling har haft en god oplevelse med overgangen til Microsoft 365 takket være grundig forberedelse og IT-støtte.
Også ifølge Lone Poulsen, der er afdelingsledelsessekretær og superbruger i afdelingen, har overgangen til Microsoft 365 generelt været vellykket:
- Det gik nærmest problemfrit for os, selvom der selvfølgelig har været nogle indledende udfordringer. De problemer, vi oplevede, var dog forventede og kendte - så jeg vil kalde det en glat overgang uden større forhindringer, fortæller Lone og fortsætter:
- En af de udfordringer, vi har oplevet, har været relateret til licenser. Nogle medarbejdere har fået en mindre licens og har haft besvær med at sende digitalt til e-Boks. Men det er udfordringer, der arbejdes på at blive løst.
Kommunikation er en nøglefaktor
Kommunikation har været vigtigt i den vellykkede implementering. Lone har løbende sendt flere mails med tidsplaner, oprydningstips og vejledninger til medarbejderne:
- Jeg har prøvet at skære ned i de lange mails og gøre dem relevante for netop vores medarbejdere, men der har været meget information, der skulle formidles, siger hun med et smil på læben.
Lone fremhæver dog den vigtige støtte fra Sundheds-IT og Digitalisering og mobilteamet. De var blandt andet til stede, da de første medarbejdere loggede på:
Der var IT-hjælp til stede, og det gjorde virkelig en forskel. Derudover vil jeg også rose superbrugerne fra vores afsnit og klinik, som har spillet en vigtig rolle i overgangsfasen.
Keep it simple
Afdelingen ser frem til at udvide brugen af Microsoft 365 til flere funktioner – men de er startet i det små. I stedet for at introducere alle funktionerne i Microsoft 365 på én gang har Lone nemlig valgt at fokusere på de mest relevante værktøjer - nemlig Outlook, SharePoint og OneDrive.
- Vi har forsøgt med “keep it simple” og koncentrere os om de programmer, som medarbejderne bruger mest.
Lone Poulsen kan se potentialet i Microsoft 365 og forventer, at afdelingen gradvist vil tage flere funktioner og programmer i brug:
- Jeg tror f.eks., vi kommer til at bruge Teams mere fremover. Det er vigtigt at tage det stille og roligt og lade folk vænne sig til de nye systemer, afslutter hun.