Formandskabet bød velkommen.

Malene Uggerholt fra Psykiatristaben kan kontaktes (maugge@rm.dk, tlf.: 3070 7953) ved vanskeligheder med First Agenda.

HMU besluttede at:

• godkende dagsorden
• godkende referat fra mødet d. 18. august 2021

• HMU medlemsoversigt - 2021-2023
• Referat - 18. august 2021
• Årsplan 2021

Som et nyt HMU ønsker vi at starte med en fælles drøftelse af, hvordan vi samarbejder og arbejder i HMU samt hvad vores ambition for arbejdet er. I den forbindelse bedes I hver især overveje følgende (kig evt. i vedlagte 'artefakt', som viser funktionstilstande i MED):

• Hvilke forventninger har du til arbejdet i HMU?
• Hvad vil du bidrage med?
• Hvad forventer du af de andre HMU medlemmer?
• Hvilken ideer har du til HMU's arbejdsform?

På HMU mødet vil vi drøfte dette i mindre grupper, hvorefter vi samler op og prioriterer i plenum.

Tina Ebler introducerede til punktet samt til formålet med drøftelsen. Da der er tale om et nyt HMU, er der behov for at få drøftet ambitioner og arbejdsformer sammen med hinanden. Der har tidligere været en lignende drøftelse, hvor der blev taget udgangspunkt i en skematisk oversigt over funktionstilstande eller arbejdsformer for MED. Denne er vedlagt punktet som bilag.

Dengang var der enighed om, at samarbejdet helst skal tage udgangspunkt i et MED, hvor der er fokus på at være strategisk og innovativ. Dog var der en forståelse af, at MED samarbejdet også vil bære præg af drøftelser, hvor arbejdsformen mere vil omhandle at ledelsen informerer, medarbejdersiden stiller kritiske spørgsmål etc. Dette vil ikke kunne undgås i et MED udvalg.

Med det nye HMU er der gode muligheder for at få et HMU, som opleves relevant og nærværende.

HMU fik en hjemmeopgave i forhold til at overveje, hvilke forventninger man har til HMU arbejdet, til hinanden og til arbejdsformen i HMU.

Dette blev drøftet i grupper. Ved den efterfølgende opsamling i plenum fremkom følgende bemærkninger fra grupperne:

Forventninger til HMU arbejdet:

• Der skal være fokus på værdier i arbejdet
• Faglighed, forskning mv. som grundlag/bidrag til MED arbejdet
• Patientperspektivet skal med
• Det vi gør skal forandre/forbedre noget
• Udviklingsopgaven
• Tillidsfuldt rum
• Fokus på hvordan vi løser kerneopgave – i MED perspektiv
• HMU drøftelser gøres relevant eller bringes ud i organisationen – tilgængelighed af referater og dagsordener

Forventninger til os:

• Dialog og lydhørhed
• Åbenhed og at man bidrager aktivt
• Nysgerrighed
• Fremmøde
• At man er velforberedt – samme udgangspunkt for drøftelsen
• Vi skal kunne
  være direkte uden at skabe splid

Arbejdsform

• Workshopformat, hvor noget kan konkretiseres
• Drøftelser uden for referat – med emne. Alle kommer til orde
• Hvad rører sig hos os runde – kan give input til emne
• Temadrøftelser
• Gruppedrøftelser

Punktet drøftes igen på det kommende møde med henblik på at kunne komme frem til en række udtalelser/vision for HMU samarbejdet – sådan vil vi arbejde.

HMU besluttede at:

• drøfte ambition og arbejdsform
• punktet drøftes igen på kommende møde

• Funktionstilstande i MED - Artifakt
• Slides punkt 2

Høring i MED vedrørende forslag om sammenlægning af udvalgte dele af administrative funktioner i Regionspsykiatrien Vest med Psykiatristaben. Dette vil gælde fra den 1. november 2021.

Regionspsykiatrien Vest har gennem de senere år befundet sig i en særlig sårbar situation. Undersøgelsen af behandlingskvaliteten, som blev gennemført i foråret 2021 viste et behov for at kigge på løsninger på flere niveauer. Herunder også på det administrative område i form af øget systematik, specialistkompetencer og bedre udnyttelse af ressourcer.

Hospitalsledelsen foreslår at dele af de administrative funktioner, som i dag er organisatorisk forankret i sekretariatet i Regionspsykiatrien Vest vedrørende HR, Økonomi og regnskab, IT/digitalisering og dokumentation samt kommunikation ændrer referenceforhold. Det betyder at disse medarbejdere fremover organisatorisk forankres i Psykiatristaben. Det forventes af forslaget får betydning for ca. 7 medarbejdere, som på nuværende tidspunkt er ansatte i sekretariatet hos Regionspsykiatrien Vest.

Det vedlagte høringsmateriale indeholder også høring vedrørende mere klinisk forankring af visse tværgående funktioner i Regionspsykiatrien Vest. Dette er ikke i høring hos HMU, men kun hos LMU i Regionspsykiatrien Vest. HMU skal derfor kun afgive høringssvar vedrørende forslag om sammenlægning af udvalgte dele af administrative funktioner i Regionspsykiatrien Vest med Psykiatristaben.

Tidsplan for høringsprocessen

LMU høringssvar er vedlagt. Derudover er der vedlagt til bilag til høringssvar fra LMU i Regionspsykiatrien Vest.

Tina Ebler startede med at orientere om, hvorfor HL har igangsat høringen.

HMU er bedt om at afgive høringssvar ift. den del som vedrører ændret ledelsesreference
fra sekretariatet i RP Vest til Psykiatristaben. Det forventes, at dreje sig om 7 medarbejdere. Disse vil fortsat være tilknyttet RP Vest, men vil få en anden ledelsesreference end tidligere.

De berørte medarbejdere vil fortsat have fysisk arbejdsplads i Herning/Gødstrup.

Bagrunden for forslaget er bl.a. den undersøgelse af kvaliteten i RP Vest, som blev foretaget i foråret 2021. Derudover er der et ønske om at sikre mere ensrettede arbejdsgange. Dette ses bl.a. fra koncernniveau, men også i forhold til, at Psykiatrien ses som et hospital. Til sidst vil der med flytningen til Gødstrup komme en større tilknytning mellem RP Vest og Børne- og Ungdomspsykiatrisk afdeling samt Afdeling for Depression og Angst. Begge afdelinger serviceres allerede nu af Psykiatristaben inden for HR, økonomi/regnskab, it/digitalisering/EPJ og kommunikation.

Der vil fortsat være behov for administrative ressourcer lokalt med reference til ledelsen i RP Vest. Det vil derfor f.eks. ikke være alle medarbejdere inden for HR og IT/digitalisering/EPJ, som får ledelsesreference i Psykiatristaben.

HL har ikke taget stilling til en lignende organisationsændring ift. de resterende regionspsykiatrier. Der er dog et generelt fokus på at sikre ensrettede og strømlinede arbejdsgange på tværs af hele Psykiatrien.

FTR fra Yngre Læger kvitterede for forslaget om at sikre en større kliniknær placering af lægesekretærer. Denne del af forslaget drøftes dog i MED sammenhæng hos LMU i RP Vest og ikke i HMU.

HMU bemærkede at HMU kunne tilslutte sig forslaget, og at man var enig i de bemærkninger og opmærksomhedspunkter, som fremgår af høringssvar fra LMU i Psykiatristaben. HMU bemærkede desuden at det er vigtigt med fokus på, hvordan man bliver budt velkommen i det nye og finder sig til rette.

HMU's formandskab vil udarbejde høringssvar på baggrund af ovenstående bemærkninger.

HMU besluttede at:

• at afgive bemærkninger til et høringssvar
• at næstformandskabet udarbejder endeligt høringssvar på baggrund af bemærkningerne

• Høring Styrkelse af den patientnære kvalitet i Regionspsykiatrien Vest
• Høringssvar til HMU - LMU Psykiatristaben
• LMU - RP Vest
• Bilag - Kommunikation
• Bilag - Flyttekoordinatorer
• Bilag - HR medarbejdere
• Bilag - Lotte Tang Thomsen
• Bilag - Camilla Lyhne og Peter Thybo

I 2. kvartal i 2021 er der gennemført 16 workshops med fokus på robustgørelse af Psykiatrien. 14 af de afholdte workshops har været faggruppeopdelte, 1 har været for funktionsledere og 1 har været for udvalgte TR og FTR'ere. Workshopdeltagernes mange input til løsninger fremgår af den vedhæftede afrapportering.

Afrapporteringen er ligeledes blevet sendt ud fredag dem 27. august 2021 af Kim Centio.

Afrapporteringen:

I afrapporteringen er de mange input blevet samlet i nogle overordnede temaer med respekt for de budskaber, funktionsledere og medarbejdere er kommet med på workshops. Det er således ikke færdige konklusioner, men alene de bidrag/ideer der er kommet op på de 16 workshops. Det er ikke alle temaer, der skal igangsættes, men det er med udgangspunkt i dette materiale, at der skal prioriteres nogle indsatser.

Prioritering af indsatser

Afdelingsledelsen blev på et AL-møde den 17. august 2021 præsenteret for afrapporteringen fra de 16 workshops og drøftede det foreløbige udkast til en procesplan for det videre arbejde med robustgørelsen af Psykiatrien.

Den 30. august 2021 kom afdelingsledelsen på et AL-møde med deres input til, hvilke indsatser der skal arbejdes videre med under procesforløbet for robustgørelse af Psykiatrien. Afdelingsledelsen drøftede ligeledes det videre arbejde med procesforløbet, herunder involveringen af funktionsledere og medarbejdere.

På mødet vil I blive præsenteret for de overvejelser, som afdelingsledelserne og Hospitalsledelsen har gjort.

Processen for HMU-mødet den 6. september

På dette HMU-møde ønskes HMUs input til, hvilke indsatser I mener der bør prioriteres. I bedes både overveje, hvilke indsatser som kan implementeres eller igangsættes på kort sigt, og hvilke temaer eller emner der bør arbejdes videre på den lidt længere bane.

Tina Ebler introducerede til punktet og formålet med drøftelsen. Elisabeth Brix Vestergaard, som er projektleder for arbejdet med Robust Psykiatri deltog under punktet.

Der henvises til vedlagte slides for introduktion til arbejdet med robust psykiatri og processen som ligger til grund for dette arbejde.

HMU har en fælles opgave med at sikre mening, hastighed og at man er sammenstemte med hinanden og igangværende aktiviteter. HMU inddrages derfor i processen og arbejdet med robust psykiatri. Bl.a. ved at punktet er på hver gang.

Der vil være tre typer af aktiviteter som igangsættes. Disse er benævnt sprintforløb, temaworkshop og transformationsprocesser. AL kredsen og HL har foreslået indsatser og grupperet disse inden for disse tre typer af aktiviteter. HMU bedes drøfte dette i grupper.

HMU bemærkede følgende i forbindelse med introduktionen til punktet

• Fastholdelse bør have sin egen kasse i driverdiagrammet.

Driverdiagrammet skal ses, som et overblik over de data, som er fremkommet via workshops. Der foregår også andre aktiviteter end dem, som fremgår af driverdiagrammet.

• Hvordan skabes der større faglighed og bedre konneks til det forskningsfaglige?

Robust psykiatri hænger sammen med psykiatriens strategiske indsatsområder. Robust psykiatri er derfor ikke udtryk for at der ikke er andre aktiviteter igangsat. For eksempel arbejdes der netop på at få færdiggjort en ny forskningsstrategi. Fokus ift. robust psykiatri er lige nu at prioritere blandt de ting, som fremkom via workshops.

• Ledelse og kultur - bør det ikke skilles ad?

Ledelses og kultur i driverdiagrammet kan godt skilles ad. I denne sammenhæng skal det dog også forstås som, at ledelse er kulturbærende.

Der var efterfølgende gruppearbejde med fælles opsamling derefter.

Opsamling:

• Indsatserne giver mening

• Der er potentiale ift. digitalisering. Fx. hvis det kan være med til at give et hurtigt overblik over patienthistorik

• Nogle af indsatserne eller dele af disse er allerede i gang.
  Det handler også om at turde at lære af hinanden. Både ift. at igangsætte tiltag, men også at stoppe op

• Vigtigt med en optimering af dokumentation og skabe en kultur omkring korrekt brug af dokumentation -
  hvad skal dokumenteres

• Socialrådgivere - stor fokus på deres rolle og hvilke opgaver de kan hjælpe med.

• Arbejdet med den monofaglige identitet i det tværfaglige samarbejde samt fokus på ledelse af tværfagligheden og ledelse af andre faggrupper end en selv

• Fokus på hurtige og nemme løsninger/indsatser, som gerne skal bygges på forenkling og ikke kun harmonisering

• Temaworkshops - faglige oplæg udefra

• Indsats ift. at gøre det attraktivt at arbejde i sengeafsnit kan føre til behov for at igangsætte mange indsatser efterfølgende – herunder obs. på lønstruktur - oplever flere der forlader sengeafsnit, da de kan få samme løn i de ambulante enheder

• Lægesekretærerne som et særlig indsatsområde

• Hvordan øges fagfagligheden – en ny transformationsproces

• Synliggørelse af robust psykiatri f.eks. ved, at robust psykiatri logo fremgår af dokumenter etc.

• Anvendelse af begrebet opgaveflytning fremfor opgaveglidning. Opgaveflytning er også en del af ens udvikling. Tydeliggørelse af hvilke opgaver det drejer sig om, når man taler om opgaveflytning

Tina Ebler takkede for drøftelsen og de mange gode input. HL arbejder videre med disse. HMU inddrages igen på næste HMU møde.

HMU besluttede at:

• komme med input til punktet

• Afrapportering fra faggruppe workshops_procesforløbet_PDF
• Slides punkt 4

Der gives en kort økonomisk status.

Tina Ebler orienterede kort om at der forventes et resultat med et mindreforbrug på 6,8 mio.kr. Samlet set ser økonomien fin ud. Der henvises til det vedlagte bilag.

HMU besluttede at:

• tage orienteringen til efterretning

• Bilag - økonomi

Der gives en kort status på aktuelle byggeprojekter.

Punktet blev udsat. Der gives en orientering på næste HMU møde.

Tidsplan for TULE og APV

Øvrige forhold omkring gennemførelserne

1. De overordnede koncepter bag "TrivselsUndesøgelse og LedelsesEvalueringen" samt "ArbejdsPladVurderingen" er uændrede ift. tidligere

2. Det besluttes lokalt, hvorvidt APV'en skal gennemføres elektronisk eller dialogbaseret, men handlingsplaner skal indskrives i Arbejdsmiljøsystemet (AMS)

3. Der er i TULE-undersøgelsen tilføjet fire ekstra Direktionsbestemte spørgsmål (3 omkring krænkende handlinger, 1 omkring gennemførelse af medarbejderudviklingssamtaler).

4. Spørgsmålet vedrørende kompetenceudvikling genstilles på psykiatriniveau dog omformuleret, så spørgsmålet også kan anvendes som baseline i kommende TULE'r ift. Psykiatriakademiet: "Jeg har mulighed for at udvikle mine faglige kompetencer"

5. Scores der under 60-point i tilfredshed (ud af 100) på spørgsmålet "Er du tilfreds med dit job som helhed, alt taget i betragtning?", skal der tilknyttes ekstern konsulentbistand i forbindelse med TULE-dialogen. Der kan dog altid tilknyttes en sådan bistand

6. Tule-dialogerne tilrettelægges og bookes lokalt (gennemføres i perioden ugerne 3-6, 2022)

7. Resultatet af TULE-dialogen kan indskrives i Arbejdsmiljøsystemet og der med indgå i lokale handlingsplaner

8. Der er igen i år opgaver, som skal være løst forud for kortlægningsperioden (TULE: Validering af lister. APV: Sikre tilknytning af alle medarbejdere til relevante arbejdsmiljøgruppe).

9. Hospitalsledelsen vil følge op på afdelingernes TULE-rapporter på driftsmøder, ligesom at der vil ske en HMU-opfølgning på begge undersøgelser snarest i 2022.

Der henvises til sagsfremstillingen for orientering om punktet.

Der har været afholdt RMU seminar 2. og 3. september. Referat foreligger ikke endnu. Seneste ordinære RMU møde blev afholdt den 10. juni.

De væsentligste informationer fra RMU-mødet til videreformidling til HMU’erne:

• RMU havde sin årlige drøftelse om Det Sociale Kapitel og ansættelser på særlige vilkår. De årlige opgørelser for 2020 viser, at Region Midtjylland fortsat er en social ansvarlig arbejdsplads. Strategi for bæredygtighed 2020-2030 har en målsætning om, at mindst to procent er ansat på særlige vilkår. Skal vi lykkes med det, skal vi både fastholde medarbejdere med særlige behov og tænke i muligheder for at etablere nye job på særlige vilkår. Følgegruppen vedr. Socialt Kapitel og mangfoldighed indkaldes til møde efter sommerferien og input er velkomne.

• RMU fik en orientering om seneste nyt med hensyn til den aktuelle situation omkring COVID-19. Der er taget kontakt til Sundhedsstyrelsen omkring betydning af de nye lempelsen. Der blev samme dag informeret på Koncern-intra om, at der er nye retningslinjer på vej vedrørende mundbind og, at ledelsen i Region Midtjylland har besluttet, at afstandskravet for personale kan lempes fra 2 meter til 1 meter i særlige tilfælde. Afstandskravet er fortsat altid 2 meter mellem patienter og mellem patient og personale.

• RMU fik en orientering om status for økonomiaftale 2022 på baggrund af en række plancher, som er vedlagt som bilag til referatet. Regionsrådet orienteres 17. juni 2021, og der vil herefter komme uddybende informationer om, hvad det betyder for Region Midtjylland (vedlagt som bilag til referatet). 12. august fremsendes forslag til budget 2022 (budgetnotat, der er materiale til regionsrådets 1. behandling) til ledelsesområderne med henblik på drøftelse i HMU'erne og eventuel afgivelse af høringssvar. Frist for høringssvar fra HMU'erne til 2. behandlingen af budget 2022 er 30. august kl. 12.00.

Dagsordener og referater kan snarest ses i First Agenda og på hjemmesiden: http://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/medhjemmeside/regions-medudvalget/dagsordner/

Punktet var til skriftlig orientering.

Der var intet til eventuelt.

HMU evaluerer mødet - fik vi talt om det vi ville tale om, var punkterne relevante og havde alle mulighed for at sige noget?

Følgende bemærkninger fremkom:

• Rekruttering og fastholdelse på som en temadrøftelse
• Det er fint at fremsende omfattende materiale inden udsendelse af dagsorden, således man kan nå at forbedrede sig