HMU besluttede

• at godkende dagsorden
• at godkende referater fra møderne den 15. juni og 24. august 2022.

• Vision for HMU
• Årsplan 2022
• HMU medlemsoversigt - 2021-2023
• Referat - 15. juni 2022
• Referat - 24. august 2022

På mødet gives en status på arbejdet med Robust Psykiatri, herunder hvad har vi nået, hvad sker der nu og hvad skal der ske fremadrettet.

HMU får ligeledes en status på arbejdet med Robust Psykiatri på heldagsseminaret den 5. september 2022 for alle funktionsledere, afdelingsledere og hospitalsledelsen.

I forhold til det fremadrettede arbejde med Robust Psykiatri, ønskes det at HMU drøfter, om der er nogle særlige opmærksomhedspunkter.

Claus Graversen orienterede om status for arbejdet med Robust Psykiatri. Status blev gennemgået via slides. Der henvises til disse.

Hvad er opnået:

Ansættelse af socialrådgivere på hver afdeling

Der er udarbejdet og udsendt en funktionsbeskrivelse. Fra 1. august er der ansat 58 socialrådgivere, som er 9 mere end i februar 2022. Der udarbejdes en effektmåling. Denne er forankret hos AUH Afdeling for Depression og Angst (ADA).

Standardtekster ved medicinordination

Sprintforløbet om standardtekster for medicinordination er færdigudviklet og implementeringen skal være færdig den 1. december 2022. Tiltaget skal bl.a. ses som et eksempel på, at der generelt ønskes en større standardisering af EPJ på tværs af afdelingerne.

Psykiatribussen

Psykiatribussen er en pendlerbus for ansatte i Regionspsykiatrien Midt.

Den kører fra den 1. oktober 2022. Den vil i første omgang køre mellem Aarhus og Viborg i et år, hvorefter indsatsen vil blive evalueret – herunder om ordningen skal udvides til andre ruter, men også generelt for at vurdere om tiltaget har en effekt ift. rekruttering og fastholdelse.

Nødvendig og tilstrækkelig dokumentation ved genindlæggelser

Sprintforløbet om dokumentation for genindlæggelser er afviklet og en revideret standardplan er sendt i fornyet høring med frist d. 20. september 2022.

Ansættelse af medicinstuderende

25 medicinstuderende er ansat siden 1. september. Målet er 48 ansatte (6 stud.med. på hver afdeling). 2 studentermedhjælpere (medicinstuderende) er ansat i Psykiatristaben. Det er fortsat for tidligt at evaluere på indsatsen. Der blev dog kvitteret for initiativet, men også gjort opmærksom på, at det for nogle yngre læger kan være en yderligere belastning pga. opgaver inden for supervision, oplæring etc. Dette er en opmærksomhed, som man er bevidst om. Der kigges derfor også bl.a. på, hvilke opgaver de studerende skal og kan løse.

Hvor er vi nu:

To transformationsspor inden for hhv. MidtEPJ og Attraktive arbejdspladser samt en række øvrige projekter – se slide.

Hvad sker der fremadrettet:

Tid til kerneopgaven via fælles og ens anvendelse af MidtEPJ

Hovedindsatserne er fire projekter samt projektet om den psykiatriske assistent (RPA - robot), som samlet er hovedindsatserne i transformationssporet. Alle projektindsatserne er i udviklingsfasen. Efteråret 2022 vil bruges på at forstå og forberede projekterne, samt sikre udvikling og evt. test af projekterne.

Der ønskes en demonstration af robotløsning på et kommende HMU.

Der er nedsat et dokumentationsråd og arbejdet er igangsat. Claus Graversen er formand. Derudover deltager repræsentanter fra AL-kredsen samt klinikere fra afdelingerne. Der kan læses mere herom her:

http://psykiatri.intra.rm.dk/moder-og-referater/det-kliniske-dokumentationsrad/#Velkomstogpr%C3%A6sentation

Jo mere EPJ og dokumentation kan gøres fælles, jo nemmere vil det være at skabe digitale løsninger. Men der skal også fokus på kulturen bag dokumentation. For eksempel ses der fortsat lange journalnotater, hvilket er tidskrævende ligesom det også kan være problematisk ift. patientsikkerheden.

Attraktive arbejdspladser i sengeafsnit for alle faggrupper

Psykiatrien er udfordret på, at der er et stort personaleflow på sengeafsnittene. For at sikre sammenhængende patientforløb og samtidig skabe attraktive arbejdspladser og et højt kompetenceniveau i sengeafsnit, er der igangsat fire projekter; kerneopgaven, introduktion, unge og hverdagsledelse.

Der blev holdt workshop med funktionsledere den 5. september 2022. Her var der bl.a. fokus på definition af kerneopgaven. Derudover vil man også inddrage patientperspektiver samt tale med alle faggrupper.

Hospitalsenhed Midt holdt oplæg om deres tiltag inden for onboarding og introduktion den 5. september 2022. Der var mange gode ting i deres erfaringer, som vi vil lade os inspirere af i forhold til arbejdet med introduktion af nye medarbejdere. Dette er et vigtigt indsatsområde, som kan have stor betydning for vores muligheder for at fastholde de nye medarbejdere samt rekruttere disse.

Fastholdelse af unge medarbejdere er en særlig indsats, da vi kan se, at der er et stort flow blandt dem. Det betyder dog ikke manglende fokus på øvrige medarbejdere. Hele transformationssporet skal ses som et fokus på, hvordan vi kan fastholde medarbejdere generelt.

HMU bemærkede, at dette bør tydeliggøres, da der ellers er en risiko for at erfarne medarbejdere føler sig overset i forhold til deres trivsel og lyst til at blive i sengeafsnit.

HMU bemærkede, at man gerne ser fokus på en drøftelse af netop fastholdelse på det kommende HMU møde, da fastholdelse skal ses som noget, der kan understøtte rekruttering. HMU ser ligeledes gerne at der er fokus på, hvordan Robust Psykiatri i øvrigt formidles.

Der henvises i den forbindelse til intranettet, hvor Robust Psykiatri har en dedikeret side:

http://psykiatri.intra.rm.dk/organisation/robust-psykiatri/

Af øvrige projekter kan nævnes:

• Ledelses- og implementeringskraft
• Rekruttering og fastholdelse af læger
• Organisering af autismeområdet
• Håndtering af opgaver ved klagesager

Jævnfør slide.

Der blev kvitteret for indsatsen med vikarer på tværs. Der er tale om en indsats, hvor vi via en fællesliste bedre kan styre vikardækning med egne læger i afdelingerne.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning
• at der på et kommende HMU møde skal være en demonstration af robotløsninger
• at der på kommende HMU møde skal være fokus på fastholdelse

• Slides til HMU den 8. september 2022

Flere ansatte har oplevet eller oplever chikane og trusler fra nuværende og tidligere patienter. Dette opleves som meget utrygt for ikke bare de berørte medarbejdere, men også blandt øvrige kollegaer og ledelsen. Det påhviler arbejdsgiver at kunne sikre ansattes sikkerhed og tryghed. Der har derfor bl.a. været et ønske om, at medarbejdere kan anonymiseres i patientjournalen således det ikke tydeligt fremgår konkret, hvem der har noteret i journalen.

En patientjournal skal for hver patientkontakt indeholde oplysninger om, hvem der har haft patientkontakten. Tidligere skulle denne oplysning være i form af fulde navn samt titelbetegnelse, men fra den 1. juli 2021 blev det muligt, at sundhedspersonale kunne identificere sig på anden vis end ved navn i journalen. Dette kan være i form af initialer eller anden entydig identifikation. Såfremt der ikke anvendes fulde navn i journalen, er det ledelsens ansvar, at det til hver en tid – inden for hele patientjournalens lovpligtige opbevaringsperiode - er muligt at identificere personale.

Hjemlen til at kunne identificeres på anden vis end ved navn er således på plads, men det er den tekniske del i forhold til at kunne understøtte ledelsens ansvar med at sikre identifikation, der endnu ikke er færdiggjort.

Koncern HR er tovholder på opgaven i Region Midtjylland, og der arbejdes sammen med de øvrige regioner om at finde løsninger. Fra Koncern HR blev i foråret oplyst, at RMU vil blive inddraget, når det er muligt, og herefter vil de melde noget ud.

Tina Ebler præsenterede punktet.

Der har tidligere været en drøftelse af dette i HMU. Det har også været drøftet i formandskabet og DSR har senest udtalt sig om det i medierne.

HL har to gange henvendt sig om problematikken til direktionen, da der er tale om en problemstilling, som også gælder for somatikken og som Psykiatrien ikke kan løse alene.

Den seneste henvendelse blev sendt den 2. september. Psykiatrien er oplyst om, at man i Danske Regioner har nedsat en arbejdsgruppe, hvis arbejde har udgangspunkt i journalføringsbekendtgørelsen. Udover anonymisering via journalføringsbekendtgørelsen skal de kigge på at afdække eksisterende initiativer – fx arbejdsmiljøindsatser,
samarbejde med politi, overfaldsalarmer, navneskilte osv. samt foreslå styrkede tiltag, der kan sættes i værk, som supplement til eksisterende tiltag.

Arbejdsgruppen har mødtes to gange, og der er planlagt en afrapportering for regionsdirektørkredsen den 9. september og for Danske Regioners bestyrelse den 29. september.

Samtidig arbejdes der med nogle tekniske løsninger til at anonymisere medarbejdere i patientjournaler. Dette arbejde foregår også i regi af Danske Regioner.

Det er aftalt med formandskabet for RMU, at drøftelser i Region Midtjylland afventer drøftelserne i Danske Regioners bestyrelse, som holder møde i denne måned.

HMU bemærkede, at man gerne ser, at der laves en henvendelse fra HMU til RMU. Dette med henblik på dels at tydeliggøre problematikken, men også for at få RMU til at forholde sig til, hvordan man vil sikre arbejdsgivers forpligtelse til at beskytte personale – også i fritiden. Derudover kan man signalere, at HMU gerne stiller sig til rådighed ift. pilotprojekter f.eks. for en hel afdeling, et helt afsnit eller i forhold til en enkelt patient.

Det vides ikke hvilke alternative løsninger, som kan laves. En ting er teknikken, men det handler også om, hvad der kan lade sig gøre rent lovgivningsmæssigt. Det er for eksempel ikke tilladt, at man ikke kan identificere hurtigt og sikkert, hvem der har tilføjet et journalnotat. Man skal også have overvejet patientsikkerheden og etik ift. patienterne.

HMU besluttede

• at HMU's formandskab udarbejder en henvendelse om problematikken til RMU på vegne af HMU

• Henvendelse til RMU fra HMU Psykiatrien.pdf

.

Status for økonomi i Psykiatrien gennemgåes ud fra vedlagte bilag.

Der gives en mundtlig status for budgetforhandlinger for 2023.

Tina Ebler præsenterede punktet.

Følgende fremgår:

• at det ajourførte 2022 budget er 2,05 mia. kr.
• at de psykiatriske afdelinger samlet har et merforbrug på -24,6 mio. kr.,
• at psykiatriens centrale puljer, administration og ledelse har et samlet mindreforbrug på 31.4 mio. kr. Dette indeholder blandt andet P/L regulering 2022 der delvist udmøntes til de psykiatriske afdelinger, samt overført mindreforbrug fra tidligere år (engangsmidler).
• at nuværende resultat for 2022 viser et mindreforbrug på 6,8 mio. kr. Der forventes for året et samlet resultat på mellem 0 mio. kr. og 5 mio. kr. i mindreforbrug

Der er store udfordringer med at rekruttere klinisk personale. Det gælder læger såvel som sygeplejersker. Der har været vakante stillinger i forhold til begge personalegrupper. Af hensyn til patienter såvel som personale, har der været behov for at bruge vikarer. I et vist omfang har eksternt vagtpersonale også været tilkaldt. Dette er bl.a. derfor at der ses merforbrug hos de psykiatriske afdelinger.

Centrale puljer dækker over flere ting. Blandt andet er flere af midlerne engangsmidler, så det er ikke penge, som vi ved er til rådighed til f.eks. drift. Andre midler er øremærkede til andre tværgående projekter. Midler derfra vil dog kunne anvendes i år til at dække underskud.

Der er indgået budgetforlig, hvor der politisk har været fokus på at tilgodese Psykiatrien. både ift. forligsmidler, men også
vedr. den demografiske udvikling. Men det må forventes at der også vil være ekstra omkostninger pga. stigende priser i samfundet. Så selvom Psykiatrien får tildelt midler kan der alligevel være behov for at spare.

Det er dog positivt, at Psykiatrien bliver prioriteret, og at der er
politisk fokus på området. Det kan måske også inspirere personer til at søge jobs hos Psykiatrien. Men de ekstra midler kræver også, at der er balance i regnskabet ved årets udgang således, at ekstra midler ikke anvendes til at dække underskud, men i stedet kan anvendes til at løfte Psykiatrien og hjælpe os med at håndtere de udfordringer, som vi står overfor. Der vil den kommende tid være fokus på at få fordelt de ekstra midler.

Der ses allerede nu udfordringer ift. til anlægsmidler. Vi har modtaget ekstra midler til dette, men det vil ikke være nok ift. prisreguleringen. Prioritering af projekter er fortsat noget, som drøftes politisk og i direktionen.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning og drøfte punktet

• Økonomi og regnskab 2022

Der har senest været RMU møde (seminar) den 1. og 2. september. Der gives en orientering om hvad der blev drøftet på seminaret.

Dagsordener og referater fra tidligere møder kan ses i First Agenda og på hjemmesiden: http://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/medhjemmeside/regions-medudvalget/dagsordner/

Henrik Ørskov Larsen orienterede om RMU-seminaret. Der var en del fokus på karkirugisagen. Dette vedrører ikke direkte Psykiatrien, men sagen i sig selv kan have betydning for sundhedsvæsnet generelt. For eksempel kan den betyde, at der politisk kommer flere krav om standardiseret behandlingsmetoder etc. Sagen vidner også om, hvordan en sag som denne generelt kan påvirke de berørte medarbejdere. Dette ses også i Psykiatrien, når der har været sager med megen mediebevågenhed. Konkret er der for eksempel pt. en del fokus på spiseforstyrrelser.

Der var desuden en temadrøftelse vedrørende sygefravær.

HMU formandskaberne var inviteret med til dele af seminaret. I den forbindelse delte man Psykiatriens arbejde med Robust Psykiatri og deeskalering.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning

Forslag til mødedatoer for ordinære HMU-møder 2023 er følgende, som også kan ses i vedlagte udkast til mødeplan 2023:

10. februar

30. marts

15. juni

6. september

10. november

7. december (inkl. den årlige arbejdsmiljødrøftelse)

Mødeindkaldelser til HMU-møderne 2023 udsendes umiddelbart efter HMU-mødet den 8. september.

Bemærk at der muligvis vil blive afholdt et ekstraordinært HMU møde med henblik på konstituering af nyt HMU. Dette er dog forudsat at man ikke kan konstituere på et ordinært møde på grund af manglende udpegning fra de faglige organisationer.

Det forventes desuden at der holdes et ekstraordinært møde i forbindelse med budget 2024 ultimo august.

HMU besluttede

• at møder om fredagen skal forsøges flyttet
• at godkende mødedatoer for 2023

• Udkast til mødeplan 2023 HMU Psykiatrien

Der gives en kort mundtlig status på aktuelle byggerier i Psykiatrien

Horsens - Byggeriet er i gang.

Viborg -
Der er færre midler til anlæg i aftalen med regeringen. Regionen skal derfor prioritere, hvad man vil bruge pengene på og hvornår. Projektet er fortsat politisk prioriteret, men lige nu er der tvivl om den videre finansiering – herunder hvornår byggeriet vil stå færdigt. Der er udsendt orientering om dette til medarbejderne i Regionspsykiatrien Midt.

Skejby - Der er opstået tvivl om byggeriet kan fortsætte under den nuværende kontrakt for offentlig-privat finansieret byggeri i Skejby. Dette er ved at blive afklaret. Det kan betyde en ny udbudsrunde, som vil forsinke byggeriet. Projektet er dog fortsat igangværende.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til godkendelse

Underudvalget orienterer fra deres sidste møde 24. august, herunder tilbagemelder på HMU-referatets (16. juni) pkt. 3 - Personaleflow og pkt. 5 Fælles dialog v. kendskab til uheldige problemstillinger.

Claus Gravesen orienterede om seneste møde. Man drøftede den årlige arbejdsmiljødrøftelse og temaer til denne. Herunder hvordan vi håndterer særlige svære sager.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til godkendelse

Eventuelt:

Tina Ebler orienterede om, at der er ansættelsessamtaler i aften (08.09) til lægefaglig direktør for Psykiatrien.

I koncerndirektionen er der to direktørstillinger opslået. En af disse kræver en sundhedsfaglig baggrund. Alt sundhed (Psykiatrien, somatikken samt Præhospitalet) bliver lagt ind under disse to direktørers ansvarsområder.

HMU opfordrede generelt til, at man i sprogbruget også ligestillede Psykiatrien med somatikken. For eksempel ved at man ikke siger hospitalerne og Psykiatrien, da Psykiatrien også er et hospital.

Evaluering:

• God ordstyrring
• Der var enighed om at drøftelserne i HMU er blevet styrket af, at HMU nu kun dækker Psykiatrien.
• Det tilstræbes altid at holde fysiske møder