Tina Ebler bød velkommen til mødet og informerede om, at der var modtaget mange afbud, herunder fra næstformandskabet. Der blev orienteret om en kommende drøftelse i LMU AfP angående situationer, hvor patienter har mulighed for at se tilføjelser i deres journal med det samme, når de bliver skrevet af behandleren. Dette kan medføre problemer, da nogle patienter kan reagere udadtil, når de ser det, der bliver skrevet. Temaet blev besluttet at være relevant at drøfte som et centralt emne i HMU i 2024.

HMU besluttede

• at temasætte drøftelse om problemstilling vedr. patienters hurtige adgang til journalnotater
• at godkende dagsorden og referat

• Referat HMU - 10. november 2023
• HMU medlemsoversigt - 2023-2025
• Årsplan 2023
• Vision for HMU

Der er aktuelt et stor fokus på at reducere de administrative ressourcer på sundhedsområdet samtidig med, at der også er mangel på klinisk personale i afdelingerne.

Der er derfor i Psykiatrien igangsat et arbejde med at se på mulighederne for at forenkle arbejdsgange og reducere de ressourcer, der bruges til løsning af administrative opgaver, gennem udvikling af nye digitale løsninger.

Digitale løsninger kan handle om udvikling af robotløsninger (RPA), udvikling af digitale blanketter eller andre digitale løsninger, der har til formål at reducere den tid , der anvendes på løsning af administrative opgaver.

Det forventes, at disse løsninger vil betyde at der kan frigøres tid i Psykiatristaben og i de kliniske afdelinger.

Som et eksempel på en aktuel digital løsning, er udvikling af digitale kursusblanketter, til ansøgning om deltagelse i kursus/uddannelse - med automatisk orientering til vagtplanlægger om at medarbejder skal på kursus og hvornår. Der er en samlet forventet tidsbesparelse i hele psykiatrien svarende til 3 stillinger fordelt på både administrative medarbejdere, kliniske medarbejdere og ledere i de kliniske afdelinger. Tid der kan anvendes til andre opgaver og ikke mindst kliniske opgaver i afdelingerne.

HMU besluttede

• at tage den skriftlige orientering til efterretning

Der blev afholdt ekstrordinært RMU-møde den 21. november. Der gives en kort mundtlig orientering fra mødet.

Dagsordener og referater kan ses i First Agenda og på hjemmesiden: http://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/medhjemmeside/regions-medudvalget/dagsordner/

Tina Ebler gav en kort orientering om det seneste RMU-møde. Fokus på mødet var på spareplanen og forslag om besparelser på kørsel. Lav takst er blevet fjernet fra spareplanen, men merudgiftsprincippet fastholdes. Psykiatristaben er i gang med at udarbejde et overblik over konsekvenserne af denne ændring.

Der gives en kort mundtlig status på aktuelle byggerier i Psykiatrien

Tina Ebler gav en opdatering på status for forskellige lokationer:

Horsens:

Situationen i Horsens udvikler sig som planlagt, og der er allokeret midler til at igangsætte rekrutteringsprocessen.

Skejby – Nyt Retspsykiatrisk Afsnit:

Der er i gang med en dialogproces med potentielle byggeentreprenører. I februar skal der træffes beslutning om valg af samarbejdspartner for oprettelsen af det nye retspsykiatriske afsnit.

Viborg:

Forløbet i Viborg følger planen og det forventes, at nedrivningen af bygninger snart påbegyndes.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning

I henhold til Region Midtjyllands MED-aftale skal der hvert år i HMU afholdes en arbejdsmiljødrøftelse.

Det følger af MED-aftalen, at skal HMU arbejde strategisk med enhedens arbejdsmiljøindsatser. Det vil sige, at HMJU skal følge op på målsætninger og fokusområder indenfor arbejdsmiljøtiltag, fastsætte nye for den kommende periode samt forholde sig til, hvorledes HMU bedst kan understøtte LMU'ernes indsatser.

En sådan årlig Arbejdsmiljødrøftelse skal afholdes på alle niveauer i MED-systemet. LMU'erne arbejder således efterfølgende videre med deres lokale arbejdsmiljødrøftelser i henhold til egne lokale data, men inden for en ramme af Psykiatriens Arbejdsmiljøhandleplan.

HMU har til arbejdsmiljødrøftelsen i 2022 besluttet, at Arbejdsmiljøhandleplanen for Psykiatrien skal være toårig. Handleplanen vil således blive endelig drøftet til HMU's arbejdsmiljødrøftelse i 2024 mhp. den næste toårige periode.

Plan for dagens drøftelser:

Efter den indledende deling af positive historier vil formanden for Underudvalget kort redegøre for udvalgte data og indsatser.

Her efter vil der være kortere indlæg fra RP Gødstrup og RP Midt (oplæg fra workshops fra Arbejdsmiljøtemadagen).

I anden halvdel af arbejdsmiljødrøftelserne gennemføres "Tematiske drøftelser" med udgangspunkt i udvalgte temaer fra Underudvalget. OBS på at denne halvdel i arbejdsmiljødrøftelserne kræver en særlig forberedelse for HMU-deltagerne forud for mødet.

Claus Graversen introducerede til punktet via slides. På grund af de mange afbud, blev der lavet lidt om i programmet.

Gruppedrøftelse: "Hvad har påvirket mit arbejdsmiljø positivt?"

Efter introduktion var der gruppedrøftelse ved bordene med fokus på; "hvad har påvirket mit arbejdsmiljø positivt".

Opsamling i plenum:

• Arbejdet med at skabe psykologisk tryghed har fyldt en del
• Det at tør tale om det som er svært. Det er blevet nemmere
• Personlig skrevet julekort fra leder til samtlige medarbejdere på et afsnit. Den enkelte følte sig hørt og det gav en god energi
• Gode historier. For eksempel at man nogle steder ikke længere har de store rekrutteringsvanskeligheder, og at tingene nu begynder at lykkedes
• Fælles opgave med at give hinanden næring via de gode historier og fortællingen om at vi er sammen om opgaven – også når tingene tager tid inden vi ser resultaterne

Udvalgte arbejdsmiljøindsatser

Der blev efterfølgende holdt oplæg om udvalgte arbejdsmiljøindsatser. Der henvises til slides. Tre meters reglen er bl.a. et nyt indsatsområde, som gælder for hele Region Midtjylland. Derudover er TULE igangsat. Svarprocenten er pt. lidt lav, og udvides derfor til den 18. december for at sikre flest mulige svar. Udvidelsen af svarfristen betyder dog også, at de endelige rapporter kommer lidt senere. HMU vurderer dog, at det er vigtigt, at flest mulige medarbejdere har mulighed for at deltage i undersøgelsen. Hvis svarprocenten er for lav, vil det begrænse validiteten af undersøgelsen.

Arbejdsmiljødata

Under mødet blev relevante arbejdsmiljødata gennemgået ved hjælp af slides. Der ses bl.a. et fald i antallet af arbejdsulykker med fravær, især blandt nyansatte, hvor der blev registreret en nedgang på 33%.

Voldsulykker udgjorde hovedparten af arbejdsulykker generelt, men tallet viste en let nedgang i 2023. Sygefraværet syntes relativt stabilt, men stadig lidt højt.

HR var involveret i otte sager vedrørende krænkende handlinger mellem medarbejdere. Dette er en stigning i forhold til ingen sager i 2022. Det blev antaget, at øget fokus på at involvere HR i sådanne sager og implementeringen af en ny retningslinje for chikanerende adfærd kunne være årsagen til stigningen.

Efterfølgende blev der afholdt en plenumdiskussion om data, med særligt fokus på sygefraværet og mulige tiltag for at nedbringe det. Frontpersonalet blev identificeret som en gruppe med højt sygefravær. Det blev bemærket at denne havde færre muligheder for hjemmearbejde, hvis man følte sig sløj. I den henseende bemærkede HMU, at man som medarbejder ikke må føle sig presset til at arbejde hjemmefra, når man egentlig er syg. HMU drøftede også, om mangelfuld supervision kunne påvirke sygefraværet.

Der blev understreget vigtigheden af at fokusere på dem med lavt sygefravær og overveje faktorer, der bidrager til dette. Der blev foreslået, at sygefravær kunne være et relevant emne at undersøge nærmere.

HMU opfordrede derfor underudvalget til at fortsætte arbejdet med at fokusere på sygefravær, eventuelt i samarbejde med en specifik afdeling for at opnå mere viden om årsagerne til sygefraværet i den grad dette er muligt. Derudover ønskede HMU, at underudvalget skulle fortsætte arbejdet med at sætte fokus på forebyggelse af krænkende handlinger

Oplæg ved Lisbeth Poulsen (RP Gødstrup) og Pernille Brandstrup Haunsvig (RP Midt)

Lisbeth orienterede om arbejdet med VTC i RP Gødstrup. Medarbejdere opfordres til at udfylde VTC, hvis de har oplevet vold, trusler eller chikane. Der udføres løbende analysearbejde i arbejdsmiljøgruppemøder, hvor man gennemgår VTC'er, herunder sammen med deeskaleringsinstruktører. Der er identificeret et betydeligt overlap mellem det, arbejdsmiljøgruppen beskæftiger sig med, og deeskaleringsinstruktørernes arbejde. Dette involverer en helhedsorienteret tilgang, der inkluderer tonen overfor patienter, roller under alarmsituationer og eventuelle tendenser.

Dette arbejde sker på tværs af arbejdsmiljørepræsentanter, ledere og deeskaleringsinstruktører og praktiseres på hele afdelingen. Møder holdes ca. hver anden måned eller ad hoc. De er med til at skabe en sammenhængende proces.

Pernille Haunsvig orienterede om igangsat arbejde med at fokusere på personalets handlinger under konflikter. Medarbejdere gives redskaber til at nedtrappe konflikter gennem selvregulering. Der arbejdes bl.a. med en arousalkurve, hvor medarbejderne selv kan vurdere deres tilstand og anvende taktisk vejrtrækning i gule og røde zoner.

Fokus er på at levere enkle redskaber, der er nemme at bruge.

HMU var interesseret i arbejdet med Safewards. Pernille sender dette til Ebbe Dons Pihl

HMU-Diskussion:

Efter de to oplæg drøftede HMU metoder og tilgange til at implementere vellykkede arbejdsmiljøinitiativer lokalt i hele organisationen. Der var fokus på at dele effektive metoder og arbejdsprocesser ikke kun inden for det enkelte Lokale MED-udvalg (LMU), men også på tværs og med HMU.

Der blev også drøftet, hvordan forskellige faggrupper kan styrke hinanden, herunder forholdet mellem nyuddannede og erfarne medarbejdere. Det blev fremhævet, at det er vigtigt at anerkende, at nyuddannede kan bidrage med værdifulde indsigter, som erfarne medarbejdere kan lære af.

Kulturen på arbejdspladsen blev fremhævet som afgørende for disse dynamikker.

HMU understregede vigtigheden af at forpligte sig til at dele vellykkede metoder i hele MED strukturen.

Der blev diskuteret behovet for opfølgning fra workshops i underudvalget via arbejdsmiljøkoordinator-netværket. Der blev opfordret til at melde tilbage om, hvordan det er gået siden, og hvordan man yderligere kan forpligte hinanden under arbejdsmiljøtemadagen.

Underudvalget bør holde møder med arbejdsmiljøkoordinatorer fra klinikken. Dette kan være med til at sikre større inddragelse af de kliniske erfaringer.

Arbejdet med strategiske indsatser

Hvert bord drøftede forskellige temaer, hvorefter der var opsamling i plenum efterfølgende. Drøftelserne fra opsamling fremgår af nedenstående under temaet:

Tema: Sikkerhed i arbejdet

• Det skal prioriteres
• Glostrupsagen var en anledning til at kigge på sikkerhedsarbejdet lokalt. Den fyldte meget og der var mange reaktioner på sagen. Vigtigt ikke at stigmatisere patienterne. Man er ikke farlig bare fordi man er psykiatrisk patient
• Sikkerhed skal diskuteres lokalt, da man arbejder under forskellige forudsætninger
• Fokus på at bygge bro mellem underudvalg og arbejdsmiljøkoordinatorer. Arbejdsmiljøkoordinatorerne kan deltage i møder i underudvalget en til to gange om året
• Ved konflikt med en patient skal man, som behandlingssted være mere villig til at skifte behandler fremfor altid at stå på sin "ret"

Tema: Arbejdet i "Underudvalget for Arbejdsmiljø & Sikkerhed" og dets opgaveløsning.

• Underudvalget giver mening
• Fokus på at skabe en større konneks til arbejdsmiljøkoordinatorerne – få dem bragt mere ind i arbejdet ved at de deltager på et møde en til to gange om året
• Bør formøder til den årlige drøftelse af arbejdsmiljø droppes, så alle kan få gavn af de forskellige anekdoter, der nogle gange kun dukker op på et formøde.
• Gives der en god nok tilbagemelding fra underudvalget til HMU
• Et møde om arbejdsmiljø en gang om året er måske for lidt. Der kan holdes et arbejdsmiljøstatusmøde i løbet af året. Dette er udover den årlige arbejdsmiljødrøftelse
• Vigtigt at arbejdsmiljøorganisationen får plads og at det hele ikke centraliseres af HMU. Der skal lokalt være mulighed for at arbejde med de særlige udfordringer, som man har lokalt

Tema: Forstærket ledelseskommunikation

• Det blev drøftet om der er tryghed til at sige noget, hvis man får kendskab til uhensigtsmæssigheder

• Der blev delt et konkret eksempel som omhandlede samarbejde med Politi.
• Drøftelsen i gruppen blev hurtig præget af, at der stærke holdninger til emnet. Frygt for at mange medarbejdere ikke siger noget, da man måske ikke mener at det nytter noget. Hvornår er man blevet hørt – vigtigt med kvittering for ens henvendelse
• I hvilken grad har man, som ledelse og medarbejder reelt "lov" til at kritisere ens given ramme

I forbindelse med opsummeringen af temaet blev der holdt en diskussion i plenum vedrørende de forskellige muligheder for tvang. Dette omfattede overvejelser om, hvornår noget kan betragtes som værende tvang, behov for ændringer i lovgivning og om begrebet kan differentieres, så der opstår en større forståelse for, at visse former for tvang rent faktisk kan betragtes som en del af behandlingen.

HMU besluttede

• at drøfte punktet i henhold til indstillingen
• at TULE svarfrist rykkes til den 18. december
• at underudvalget fortsætter
• at underudvalget sætter fokus på nedbringelse af sygefravær og fortsat har fokus på at holde øje med chikanerende adfærd mellem medarbejdere
• at RP Midts arbejde med safewards deles med HMU via underudvalget
• at underudvalget følger op på, hvad man lokalt har arbejdet videre med inspireret af arbejdsmiljøtemadagen
• at arbejdsmiljøkoordinatorer kan inviteres med ind i møder i underudvalget

• Psykiatrien_Arbejdsmiljøhandleplan_2023-2024
• 2023-11-30_Tematiske drøftelser
• 2023-12-01_Datapakken

HMU mødet var Claus Graversens sidste HMU møde. HMU takker for det gode samarbejde.

Ny sygeplejefaglig direktør Jannie Falk Bjerregård indtræder i stedet fra januar 2024. Jannie har tidligere siddet som ledelsesrepræsentant i HMU for socialområdet.