Tina Ebler indledte mødet med en velkomst og orienterede om, at der er udsendt en mail vedrørende et nyt forslag til justering af sengekapaciteten for at styrke robustheden i psykiatrien. Hun påpegede, at der sandsynligvis vil være behov for at fortsætte drøftelserne om, hvordan disse justeringer skal implementeres – også efter en HL beslutning. Det aktuelle forslag vedrører specifikt Afdeling for Psykoser.

Det blev understreget, at Hospitalsledelsen, som ansvarlig for hele Psykiatrien, skal betragte situationen i et bredere perspektiv og derfor også skal lytte til input fra flere sider. Det blev anerkendt, at det vil være udfordrende at finde en løsning, der tilfredsstiller alle involverede parter. Det blev desuden anerkendt, at man i processen nu mere har fået en oplevelse af, at der bliver lyttet til de ting, medarbejdere og ledere bringer frem, som man mener er problematiske med forslaget om justering af sengekapaciteten.

Forslaget er sendt til høring i Lokal-MEDudvalget (LMU) i Afdeling for Psykoser (AfP) og til orientering hos Hoved-MEDudvalget (HMU) samt de øvrige LMU-formandskaber.

Der blev opfordret til at inddrage tillidsrepræsentanter (TR) tidligere i processen for at bidrage til en nuanceret diskussion. Det præciseres desuden i referatet fra mødet den 6. februar, at TR bør inddrages tidligere.

HMU besluttede:

• At godkende dagsordenen.
• At godkende referaterne – med bemærkning om præcisering, jf. ovenfor
• At tage orientering om ny høring i AfP til efterretning

• Referat - 07. december 2023
• Årsplan 2024
• HMU medlemsoversigt - 2023-2025
• Referat - 06. februar 2024

Alle HMU medlemmer kommer til orde og fortæller kort hver især følgende:

• Hvad ser man som en markant udfordring i 2024
• Hvordan vil/kan man bidrage til at løse den.

Punktet er som udgangspunkt uden for referat.

Punktet blev drøftet uden for referat.

HMU besluttede:

• At drøfte punktet

.

TULE - Tilfredshedsundersøgelse og ledelsesevaluering

Psykiatrien har gennemført TULE i perioden 27. november-18. december 2023 (2 x 2023-bilag + 1 x 2021-bilag vedhæftet). Ledelser har haft mulighed for at deltage i TULE-workshops afholdt hhv. i Skejby og Gødstrup. Der har der ud over været oprettet en TULE-Hotline for ledere efter udgivelsen af rapporterne.

I alt 10 personer deltog i Skejby-workshoppen og konsulent melder tilbage, at det var yderst relevant for ledelser at deltage - særligt som ny FL'er. Størstedelen havde angiveligt "ikke helt forstået", hvorfor der laves TULE, hvad den kan bruges til, og hvordan man kan få noget godt ud af målingen.

Der var ingen tilmeldte til Gødstrup-workshoppen.

TULE er blevet gennemført med en samlet svarprocent på 70% (3513/2458 ansatte). Det er 10 procentpoint højere end ved den sidste TULE i 2021. Der er i alt udarbejdet ca. 130 rapporter.

Der gennemføres nu TULE-opfølgningsdialoger og udarbejdes handleplaner, hvoraf nogle af disse dialoger gennemføres med konsulentstøtte fra Koncern HR-Udvikling. Pr. 14. februar 2024 er der gennemført/planlagt i alt 12 dialoger med konsulentstøtte fra KHR-Udvikling.

To enheder i Psykiatrien har på spørgsmålet: "Er du tilfreds med dit job som helhed, alt taget i betragtning?", scoret en tilfredshedsandel på <= 4,6 (ud af max. tilfredshedsscore på 7) og relevante afdelinger er orienteret om, at der skal tilknyttes konsulentbistand til disse dialoger.

Udvalgte svargennemsnit på Psykiatriniveau (der kunne svares: 1: "Slet ikke" til 7: "I meget høj grad):

TOP 5, 2023-spørgsmål: Sammenlignet med tilsvarende spørgsmål i 2021

Bund 5, 2023-spørgsmål: Sammenlignet med tilsvarende spørgsmål i 2021

På Psykiatriens eget gennemgående spørgsmål: "Jeg har mulighed for at udvikle mine faglige kompetencer" ligger gennemsnittet på 5,4. Dette er svarende til 2021-gennemsnittet.

TULE-drøftelser i LMU'erne

Afdelingers TULE-rapporter drøftes i de lokale LMU'ere, ligesom at HL drøfter afdelingernes egne TULE-rapporter på de kommende Dialogmøder med afdelingerne.

Med henvisning til at kunne kvalificere afdelingens LMU-drøftelser, er der fra medarbejderside efterspurgt muligheden for at få adgang til afdelingens egne TULE-rapporter. Hospitalsledelsen har besluttet, at det lokalt i de enkelte LMU'ere/formandsskaber skal afklares hvilke lokale rapporter, der kan gives adgang til for LMU.

Ved behov for rekviring af rapporter kan der rettes henvendelse til tværg. arbejdsmiljøkoordinator.

APV - Arbejdspladsvurdering

Perioden 27. november - 11. december 2023 har tilsvarende været afsat til gennemførelse af APV. Der har været mulighed for at afholde APV-forberedelses- og opfølgningsdage for alle arbejdsmiljøgrupper. Enhederne har haft mulighed for at gennemføre APV'en enten elektronisk eller dialogbaseret. Det har været op til enhederne selv at beslutte, hvorvidt APV'en skulle gennemføres elektronisk eller dialogbaseret. I begge tilfælde skal der udarbejdes handleplaner på baggrund af de indkomne sager. Dette arbejde ligger i arbejdsmiljøgrupperne.

LMU'erne har mulighed for at sende de sager, som de vurderer, ikke kan håndteres på deres niveau, videre til HMU. Der er endnu ikke modtaget sager til HMU, eftersom flere LMU'ere endnu ikke har nået at drøfte egne sager.

I perioden 1.11.-31.12.2023 er der elektronisk i alt indkommet 1465 sager i APV-Arbejdsmiljøsystemet. Nedenfor er angivet fordelingen inden for hovedkategorier. Sager fremkommet ved dialogbaserede APV-kortlægninger fremgår ikke af grafen.

Tina Ebler præsenterede punktet.

Områder, hvor der er blevet identificeret specifikke problematiske forhold, håndteres bl.a. ved, at HL indgår i dialog med afdelingsledelsen om disse, men det blev understreget, at HL generelt ikke involverer sig i de lokale rapporter, da det anses for at være et lokalt ansvar.

Det blev anerkendt, at resultaterne fra TULE og APV repræsenterer et øjebliksbillede, hvilket betyder, at de kan ændre sig over tid.

En bekymring, der blev rejst tidligere, var den lave svarprocent på undersøgelserne, hvilket kan påvirke datas pålidelighed. Især blev det bemærket, at der på visse sengeafsnit, hvor der er mange vikarer, kan være en tendens til en endnu lavere svarprocent.

Det blev foreslået, at der fremadrettet bør arbejdes på at sikre, at vikarer fjernes fra undersøgelsesgruppen, således at kun fastansatte inkluderes for at forbedre relevansen og nøjagtigheden af data.

Der blev også påpeget, at ikke alle nødvendige dialoger i forbindelse med TULE og APV er blevet afholdt. Dette blev fremhævet som et vigtigt område, der kræver opmærksomhed for at sikre, at alle medarbejdere føler sig hørt og inkluderet i processen.

HMU besluttede:

• At tage den kort skriftlige orientering om status for TULE og APV til efterretning.
• At det skal undersøges via underudvalget om man kan tage svar fra vikarer ud fra kommende undersøgelser

• Psykiatrien_hele rapp_2023
• Psykiatrien_2023_Overblik
• Psykiatrien_2021_Overblik

På baggrund af 2023-arbejdsmiljødrøftelserne i HMU udsendte den daværende formand for Underudvalget f. Arbejdsmiljø & Sikkerhed den 20. december 2023 en mail til LMU-formandsskaberne indeholdende obs-punkter til LMU'erne til deres videre håndtering.

Underudvalget har deres første møde med ny formand 11. marts 2024. På dette møde drøftes next step ift. punkterne 1-4 nedenfor. Eventuelle indsatser ift. punkterne 5-8 ligger lokalt. På Arbejdsmiljødrøftelsen opfordrede HMU til, at Psykiatriens lokale arbejdsmiljøkoordinatorer knyttes tættere på Underudvalget,

og de er derfor medinviteret til en del af dette møde.

Til HMU-arbejdsmiljødrøftelsen 2. december 2024 gennemføres en større opfølgning på Psykiatriens 2-årige Arbejdsmiljøhandleplan 2023-2024, og der kigges ind i fokuspunkter for den næste to-årige periode 2025-2026.

Mailen til LMU'erne i uddrag:

"Arbejdsmiljødrøftelsen i HMU 2023

Arbejdsmiljødrøftelsen i HMU blev afholdt den 7. december 2023.

Nedenfor er listet fokusområder fra drøftelsen – se referatet for en uddybning.

Punkt 1-4 er de indsatser, som der i første omgang skal arbejdes videre med i HMU- og Underudvalgsregi:

1. Sygefravær - hvordan kan vi arbejde med reduktion?

2. Krænkende handlinger – hvordan sikrer vi et fortsat fokus?

3. Deling af lokale metoder og tiltag – hvordan kan de bedst deles?

4. Rolle og funktion f. Undervalget for Arbejdsmiljø & Sikkerhed.

Punkt 5-8 er de indsatser, som der bl.a. kan arbejdes videre med i jeres kommende lokale arbejdsmiljødrøftelse:

5. Mere forebyggelse og systematik ind i arbejdsmiljøarbejdet – hvordan kommer vi højere op adforebyggelsestrappen?

6. Nyansattes bidrag til arbejdspladsen – hvordan drager vi bedst nytte af deres viden?

7. Skærpet opmærksomhed på sikkerhed for medarbejdere – er der behov for yderligere tiltag lokalt?

8. Kommunikation og psykologisk tryghed - på alle niveauer skal ansatte trygt kunne gøre opmærksom på situationer med uhensigtsmæssigheder, patientrisici mv."

Der blev givet en kort orientering om det igangværende arbejde i underudvalget. Det blev fremhævet, at man har arbejdet videre med ønsket om at tilknytte lokale arbejdsmiljøkoordinatorer tættere på underudvalget – en beslutning, der blev truffet på HMU-mødet i december sidste år. Underudvalget har desuden modtaget flere forslag til temaer for de kommende arbejdsmiljødrøftelser.

HMU besluttede:

• At tage orienteringen til efterretning.

Danske Regioners bestyrelse har besluttet at give regionerne mulighed for sløre medarbejderes identitet (tidl. pseudonymisere) ift. alle patienter på en specifik afdeling, hvor der øget risiko for trusler og chikane. Psykiatrien har på lige fod med de øvrige regioner meldt tilbage at dette bør gælde for retspsykiatrien - dvs. i både Skejby og Viborg.

Udvælgelsen af afdelinger er for at få erfaring og kunne evaluere, mens der ventes på det egentlige system. Det der er meldt ind er således en prøvehandling.

Mulighed for individuel sløring bliver tilgængelig fra marts 2024, hvor afdelingssløring bliver muligt i foråret (datoen er ikke endeligt fastlagt).

Tina Ebler introducerede til punktet og gav en orientering om den nuværende status. Diskussionen fokuserede på, hvordan processer kan udformes, så sløring giver mest mening i forhold til at være effektiv - også efter 90 dage - for de patienter, som kræver sløring. Det blev understreget, at det samtidig ikke må stigmatisere alle andre patienter.

Det blev anerkendt, at det er en prøvehandling, og at der skal etableres kriterier for, hvad der kræves for at igangsætte en sløring. Der vil efterfølgende blive lavet en evaluering.

Samtidig blev det fra medarbejdersiden oplyst om, at der er medarbejdere, som
arbejder videre med politisk påvirkning for muligheden for individuel sløring, hvor det er den enkelte medarbejder der kan vælge.

Problemstillingen omkring patienter, som er tilknyttet flere steder, men primært er der, hvor der sløres, blev også diskuteret.

Det blev påpeget, at problematikken også findes i somatikken, men tendensen i medier og andre steder er, at det synes mere fremtrædende i psykiatrien, hvilket ikke giver et helt korrekt billede.

Det vil altid være muligt at identificere, hvilket sundhedspersonale der har skrevet i patientens journal. Dermed kan man undersøge klagesager og lignende. En patient kan desuden få disse oplysninger ved at søge aktindsigt i egen journal.

Udfordringen med, at det ikke er muligt at se, hvem der har skrevet i journalen, og hvordan det potentielt kan eskalere konflikter, blev også adresseret, som et væsentligt forhold. Det blev diskuteret, hvordan patienter og pårørende skal orienteres og håndteres i forhold til dette, idet det også vil påvirke patienter, der ikke anses for at være farlige og som ikke forstår baggrunden for sløringen.

Det blev nævnt, at andre regioner har valgt at fokusere på retspsykiatrien i forhold til den afsnitsvise sløring, hvilket vi også har gjort. Blandt andet for at sikre en ensartet tilgang på tværs af regionerne.

HMU besluttede:

• At tage orienteringen til efterretning.
• At der på et kommende møde skal være en drøftelse af, at journalen er gået fra at være et redskab for behandlerne til nu mere at være patienternes redskab – hvordan håndteres dette.

Der gives en orientering om regnskab 2023 ud fra slides, der er vedlagt som bilag.

Tina Ebler introducerede til punktet og orienterede om den aktuelle status. Der blev anvendt andre slides end dem som er vedlagt punktet. Fra disse fremgår det, at de økonomiske udfordringer i 2024 kan opsummeres som følgende:

• Samlet økonomisk udfordring i 2024: ca. 42 mio. kr.​ fordelt som:
  • Merforbrug i afdelingerne: ca. 25 mio. kr.​
  • Permanent udmøntning af her-og-nu kapacitetspakke, der mod forventning kun er bevilget i 2023: knap 17 mio. kr.​

Årsagerne til merforbrug i afdelingerne er bl.a.​:

• rekrutteringsudfordringer​
• 100 mio. kr. til vikarer i 2023 heraf 43 mio. kr. til læger​

Løsninger inkluderer overførsel af mindreforbrug for at opnå strukturel balance fra 2026. Derudover igangsættes der projekter og transformationsspor på hospitals- og afdelingsniveau. HL vil følge op på, om hele beløbet overføres.

Konsekvenserne af tiltagene forventes ikke at forringe patientbehandlingen. Tiltagene skal også skabe grundlag for overholdelse af UBR og bedre udnyttelse af forventede nye midler fra plan for ”Bedre Psykiatri”. Der vil være løbende opfølgning.

HMU besluttede:

• At tage orienteringen til efterretning.

• Økonomi og Regnskab

.

Der gives en mundtlig præsentation af det nye vagtplanlægningssystem. Der vil efterfølgende være mulighed for at stille spørgsmål.

Digitaliseringskonsulent Kathrine Ahm Heiss fra Psykiatriens Sundheds-IT og Digitalisering deltager under punktet.

Kathrine Ahm Heiss indledte mødet med at introducere sig selv og præsenterede systemet
- herunder opgraderingen fra version 7 til version 11 gennem slides.

Den 4. april vil der blive afholdt en pilottest i Gødstrup, som vil fokusere på nye funktionaliteter, herunder "ledige vagter"-funktionen. Der er igangværende dialog med leverandørerne omkring funktionen "saldi", da denne opleves som mindre intuitiv og noget uoverskuelig.

Beskedfunktionerne blev også nævnt, hvor man kan vælge mellem individuelle modtagere eller grupper, og muligheden for at fravælge notifikationer for at undgå forstyrrelser. Det er typisk muligt at deaktivere alle notifikationer fra apps gennem telefonens indstillinger.

Systemet tager hensyn til typen af fravær, der tilbydes, for at sikre, at beskyttede fridage og hviletider ikke brydes, hvilket også vagtplanlæggeren får besked om.

HMU besluttede:

• At tage orienteringen til efterretning.

• Slides - Præsentation af nyt vagtplanlægningssystem

Der gives en mundtlig orientering fra det ordinære RMU møde den 8. februar 2024.

Referat fra det ordinære RMU-møde den 11. december 2023 er frigivet og tilgængelig via First Agenda.

Referatet er godkendt af formandskabet
og godkendes endeligt på næste møde.

De væsentligste informationer fra RMU-mødet til videreformidling til HMU’erne:

• RMU fik en orientering om og drøftede seneste nyt om økonomien, sparekataloget og de politiske processer samt status vedrørende forberedelsen af personaleprocesser.

• RMU fik en præsentation af merudgiftsprincippet ved udbetaling af kørselsgodtgørelse efter 1. april 2024 og drøftede konsekvenserne ved fremover at anvende princippet. Koncern HR udarbejder nye retningslinjer for tjenesterejser, som behandles på næste RMU-møde 8. februar 2024. Der vil også komme information om merudgiftsprincippet til HMU'erne og på intranettet med konkrete eksempler.

• RMU fik en orientering om følge- og dialoggruppen vedrørende "sammen om op-gavens" arbejde. Principperne for opgaveflytning og opgavedeling blev godkendt, men skal udbygges med en tilføjelse om arbejdsmiljøorganisationen.

• Præsentationen af projekt "Matterhorn" - resultater fra kortlægning af funktionslederes trivsel og psykiske arbejdsmiljø på hospitaler i Region Midtjylland – blev udsat til et kommende møde.

• RMU fik en orientering om status for implementering af nyt arbejdsplanlægnings-system og drøftede kort perspektiverne for god arbejdsplanlægning på fremtidens regionale arbejdspladser. Det blev aftalt, at emnet sættes på dagsordenen igen på et af de næste RMU-møder.

Dagsordener og referater kan ses i First Agenda og på hjemmesiden: https://hr.rm.dk/medhjemmeside/regions-medudvalget/dagsordner/

HMU besluttede

• At tage den skriftlige orientering til efterretning.

Der gives en kort mundtlig status på aktuelle byggerier i Psykiatrien

HMU modtog en hurtig mundtlig orientering om aktuelle byggerier, der fortsat skrider frem planmæssigt.

HMU besluttede:

• At tage orienteringen til efterretning.

Der var følgende bemærkninger til eventuelt:

• HMU bemærkede, at der opleves vanskeligheder i forbindelse med kursusansøgninger. Dette problem er viderebragt til HR for handling.
• Der blev rejst spørgsmål vedrørende ansættelsesudvalg, specifikt om, hvor forskningsstemmen er repræsenteret, og hvordan man sikrer faglighed, herunder også for de mindre faggrupper, der ikke har ledelsesrepræsentanter. Der blev spurgt til, hvordan disse grupper bliver hørt i processen.

HMU besluttede:

• At tage disse bemærkninger til efterretning
• At deling fra HMU mødet og evaluering ikke blev drøftet